中心服务指南
国嘉文储中心
文档管理专家·秘书式服务
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中心服务指南
- 服务于全国的文件&档案管理
历史告诉我们，信息资料的保存方式是不断演变、更新的。国嘉文储中心提供的是文档最现代的非现场管理服务。
文档类型：- 纸质文档；
- （电影、缩微、医疗、...）胶片、照片、影像；
- （软、硬）磁盘、（录音、录象、数字存储）磁带、U盘等电子媒体。
- 文档存储
- 箱式存储 - 适于存档。我们为您提供存储文件的专用箱；箱子牢固坚实、使用方便，其设计便于存放标准文件夹。当需要调取箱内存储的文件时，只需要向客户服务部门发出指令，我们专业递送人员直接运送到您的办公室里。
- 文件夹存储 - 适于频繁查阅的资料。为更严格地控制文件箱内的每个文件，我们同时也提供文件夹存储服务。每一个档案箱拥有五卷的文件夹空间。文件夹存储服务对需要频繁提取的档案特别便捷，您可以要求从箱子中提取某个文件夹。
- 文档转移和收藏
- 准备标准格式135, 文档传送和收据
- 批准标准格式135
- 包装文档
- 发货用编号箱
- 文档运输
- 私密保护
我们的客户名称和托管文档内容都可以有 2 种选择：隐匿或明示。 我们的业务流程及相关服务都是基于此安全理念设计的。这样，就最大限度保护了客户的私密性。即使如此安全，我们数据输入员接触到的也只是您箱子表面的一般条码信息，或者（您授权下）每一卷外面的条码信息。- 匿用户名·匿文档名
- 匿用户名·明文档名
- 明用户名·匿文档名
- 明用户名·明文档名
- 调阅服务
文档所有权属于形成机构（者），所以使用、利用权自然也归属。其他机构、个人如需查阅，需先书面获得形成机关的同意、批准；但事先有约定者不受限制。我们有只有当知道箱中的东西是什么，调阅者才可以查看的安全验证机制。服务方式有现场调阅、答复咨询、在线查询、传真复印件等。- 请求
- 请求代办处交付
- 重归档
- Interfiles
- 其它服务
- 索引编目
考虑索引的问题要在您第一次整理资料之前；没有索引或没有正确索引而产生档案遗失所造成的损失是重新建索引费用的好几倍。我们的效率和专业性,确保你获得最准确的索引文档数据,同时价格低廉；您获得增值利益、价值每年倍增的效果。 - 胶片、微缩胶片
如果你的文件需要高度保真，或者使用分布很广，那么电子影像可以就最适合您不过了；如果需要将你的影像文件保存五年以上,制作成缩微胶片是最好的选择。我们的图像团队可以和您一起分析，大家讨论出最佳方案；我们可以提供测试，以确定项目的大约费用。即时扫描服务两全其美-记录在硬盘拷贝上，随时需要，我们随时扫描并发送给你。我们的专家提供各种扫描:诉讼支持、医疗、金融等。 - 文件扫描
- 档案库搬迁
我们的顾问可以在开工之前向你提供一个最佳的服务和公平的报价。我们专业项目组人员可以去你现场,小心地帮你把信息从一个地点转移到另一个。鉴于我们丰富的经验和对你搬迁的关注,你所需要确定的就是选择我们。 - 取送服务
我们将您的文档通过扫描，编辑，分类整理成 PDF 形式的电子文件存放在光盘上。系统光学字符识别功能(OCR)支持对扫描文件中关键字的查询。
我们保证让您准时获得资料。我们拥有自己的车队，专门用于保证您每次都能按时接收到文件资料。您只需把要求发送到我们的客户服务部门，相关的档案资料会直接送到您的办公室。
只有获得安全验证码的经授权人员才能下指令提供此项服务，并且每次取送，都有授权人员的签名并将详细信息输入数据库，以备查询。
· 车队现代化、安全、可靠，保证准时接货、交付。
· 车辆公司所有，配备报警系统、双通道信息交流和灭火装置，由专业速递人员驾驶。
· 每个停靠点安全停靠。
· 速递人员都统一制服、专业形象，会说英语。
· 媒体运输汽车采用隔热装置，并装有辅助气候控制系统，保持适宜的环境。 - 索引编目
特别服务- 特别工程
- 文件销毁
在文档销毁过程中，如何确保其机密性不被破坏、避免无法预料的损失是每个公司密切关注的问题。我们提供两种高度保密的销毁服务：
·文件销毁
我们的递送人员将直接从您的办公室收集待销毁文件，然后将这些文件带回文储中心，依要求在粉碎机粉碎或在熔炉焚烧。您可以安排公司人员到场监督整个程序的实施过程。
根据您要求，我们也将销毁已到保存期限的文档；我们的跟踪系统将自动提醒存储在文储中心的文件何时到期，届时我们将立即与您联系并根据您的要求采取相应的措施。
·箱式销毁
我们也提供特制保密销毁箱，箱子均用安全密封条，放置于您整个办公室的关键位置，比如在复印机旁，或在财务部内。机密文件从箱子顶部的槽中放入。一旦完全放入，除非损坏封条，否则将无法取出。当箱子装满时，将会由一位我们递送人员收取，并在原处放置一个新箱子。箱子将运回文储中心的安全设施进行焚烧。我们还提供碎纸业务，便于回收利用。
文档管理咨询、培训- 专业培训
- 委托协助
即使您的公司拥有最好的档案管理和存放系统，也仍需要不断更新、升级。这一过程费时又费力。因而越来越多的公司选择将文档管理工作委托我们。我们专业人员可以亲临您的公司与您讨论评估您的档案数量、使用频率及保存要求，为您制作一份度身定制的灵活解决方案，协助您实现公司更高效地经营。
文储中心是专门为实现长时间安全、高效地文件资料储存而设计的系统。坚持严格的国际和地区标准，把防火、防潮、防虫、耐高温、无氧化等措施考虑到建造标准中。对纸质文档我们提供两种类型的服务：
存放在文储中心的文件档案只归文件形成机构（者）所有；作为商业性文件中心，我们只是为工商企业、其他机构、个人提供文件管理有偿服务，即对文档廉价保存和提供利用。在文档储存到达某年限后形成历史价值、应该永久保存的，根据文件形成机构（者）意愿和收藏档案馆鉴定同意接收后，文储中心可以直接移交给收藏档案馆。
附件
附件1 例子SF-135 -- 文档交接和收据
附件2 文档集中箱子汇编指令和文件安置在箱 子证明的箱子和地点
附件3 运输服务次序(TSO)
适当地被装载的 Skid/Pallet 附件4 例子
附件5 例子11 -- 参考请求
附件6 VA 形式9957 -- acrs 分时操作的 请求形成
附件7 PDF形式13166 -- cips 登记表
附件8 例子钠形式13001 -- 处置合格通知
附件9 例子PDF形式13000 -- 代办处 意外处置备忘
附件10 例子SF-258 -- 协议 档案全国移送纪录的
附件11 例子PDF形式13016 -- 增加 地点变动通知
附录
附录 文储中心网络地址
附录B 各地区文储中心主任
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文档中心箱子汇编指令和
文件安置在箱子证明的箱子和地点
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附件3
定单运输服务(TSO)
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适当地被装载的Skid/Pallet 例子
笔记: 有些中心更喜欢滑行装载在反向序列, 低数字在滑行的底部。检查与你的地方中心。
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例子11 -- 参考请求
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VA 形式9957 -- acrs 分时操作的请求形成
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PDF形式13166 -- cips 登记表
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PDF形式13001 -- 处置合格通知
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例子钠形式13000 -- 代办处回顾为意外处置
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附件10
例子SF-258 -- 协议转移文档
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PDF形式13016 -- 增加地点变动通知
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会计代表
www.archives.gov/frc/acct_reps.html
中心信息处理系统(CIPS)
www.archives.gov/frc/cips_system/cips.html
法律法规代码(CFR)
http://www.access.gpo.gov/nara/cfr /
电子形式
www.archives.gov/frc/forms/forms.html
一般文档日程表(GRS)
http://www.archives.gov/records_mgmt/ardor/index.ht ml
一般服务管理(GSA)
文储中心主页
记录管理训练网址
www.archives.gov/records_mgmt/training/training.htm l
区域性文档中心设施
www.archives.gov/facilities/md/suitland.html
PDF文件要求
更多信息,我们可得到的PDF文件 可及性页。